La comunicazione e la disseminazione dei progetti europei rappresentano un tassello fondamentale per la condivisione e la valorizzazione dei risultati, oltre che un obbligo contrattuale per chi riceve finanziamenti all’interno dei programmi quadro dell’Unione Europea, come il nuovo Horizon Europe appena lanciato. Ma come si costruisce un buon piano di comunicazione? Come creare un dissemination plan per progetti europei di ricerca efficace e in grado di raggiungere le diverse audience di riferimento?

Piani di disseminazione di progetti europei: le 4 regole fondamentali

Dal 1 gennaio è ufficialmente iniziato Horizon Europe, il più grande programma transnazionale che sia mai stato finanziato in Europa per la ricerca e l’innovazione, con un budget di poco inferiore ai 100 miliardi di euro per il periodo 2021-2027. Come per Horizon 2020 e per tutti i programmi quadro dell’Unione Europa, la dissemination di un progetto co-finanziato è un obbligo contrattuale oltre che un’opportunità per diffondere e condividere nuove conoscenze e progressi di ricerca, avanzamenti tecnologici e importanti innovazioni.

Quando si parla di progetti finanziati attraverso fondi pubblici non bisogna mai dimenticare che  i  soldi provengono dai cittadini europei, che hanno tutto il diritto di poter accedere ai risultati e di essere coinvolti attraverso iniziative di public engagement e canali di comunicazione trasparenti e aperti alla cittadinanza.

La buona disseminazione dei successi di un progetto di ricerca può rappresentare anche una grande opportunità di brand positioning per tutti i partner del consorzio, ad esempio per attirare l’attenzione dei governi nazionali, delle autorità regionali e di altre fonti di finanziamento pubbliche e private, oppure per attrarre nuovi potenziali partner e clienti. Una strategia di comunicazione efficace può rappresentare inoltre un formidabile strumento per la talent acquisition, ovvero per attrarre giovani neolaureati, dottorandi e ricercatori di talento verso l’R&D della propria azienda e il mondo della ricerca privato.

Per tutti questi motivi, il Work Package “Communication and Dissemination” presente in ogni progetto co-finanziato è di fondamentale importanza, e spesso ci si affida a consulenti in comunicazione o società esterne per garantirne la piena efficacia.

Come si costruisce dunque un buon Communication and Dissemination Plan per un progetto europeo di ricerca? Partiamo dalle 4 regole fondamentali.

Definisci il pubblico di riferimento del progetto europeo

Stabilire la target audience e quindi i destinatari della comunicazione è il primo passo per costruire un piano efficace per la diffusione dei risultati del progetto. In genere, soprattutto in grandi progetti di ricerca e sviluppo a livello europeo, come quelli che saranno finanziati in Horizon Europe o quelli appena conclusi in Horizon 2020, i destinatari sono molti e variegati, e spaziano da un tipo di pubblico specialistico con conoscenze tecnico-scientifiche di tipo accademico, ad altre aziende R&D che operano negli stessi settori tecnologici e di mercato, ai fruitori finali delle soluzioni che si stanno sviluppando (end-users), alle istituzioni ed enti governativi e non, pubblici e privati. Inoltre, come già detto in precedenza, è sempre presente il vincolo e la responsabilità di comunicare a un pubblico generico e ai cittadini, condividere con loro le conoscenze e dimostrare che i soldi pubblici sono stati spesi bene e con buoni risultati. Questo serve anche per diffondere passione, entusiasmo e fiducia nei confronti della scienza e delle istituzioni scientifiche, fattore oggi più che mai importante, in un’epoca in cui proprio la ricerca scientifica ha riconquistato una nuova centralità politica, economica e mediatica nella lotta contro la Covid-19.

Stabilisci gli obiettivi del tuo piano di comunicazione di progetto

Una volta definita la audience di riferimento, la seconda domanda da porsi per costruire un piano di comunicazione e disseminazione è: quali obiettivi voglio raggiungere con ciascuno dei target identificati? A cosa mira la mia strategia comunicativa? Che tipo di emozioni e reazioni voglio generare nel pubblico?

Gli obiettivi non possono che essere differenti a seconda del target prescelto. Molti progetti ad esempio hanno l’obiettivo di orientare i decisori politici in scelte strategiche per la ricerca, per i trasporti e la mobilità sostenibile, per la sanità e il settore ospedaliero, per il clima, l’ambiente o le politiche economiche e industriali. C’è poi il mondo delle aziende, dalle PMI alle grandi multinazionali, che operano in settori tecnologici strategici e affini al proprio progetto di ricerca e che potrebbero investire in prodotti e soluzioni condivise o essere interessate a partnership di co-innovation. C’è il mondo accademico, dalle università ai grandi centri di ricerca, interessati al confronto su scoperte e tecnologie di frontiera e a partnership di ricerca in nuovi progetti e futuri consorzi.

Seleziona i messaggi chiave che il progetto europeo vuole veicolare

Una volta definiti i destinatari e gli obiettivi da raggiungere per ciascuno di essi, l’attività di dissemination prevede la definizione dei messaggi chiave da diffondere, ovvero un elenco di possibili categorie di informazioni che rappresentano gli output principali del progetto. L’elenco dei messaggi chiave dovrà necessariamente cambiare nel tempo a seconda dello stato di avanzamento dei lavori, poiché gli stessi obiettivi del dissemination plan variano nel corso del progetto: dalla sensibilizzazione iniziale sugli scopi agli obiettivi finali che mirano a stabilire un impatto a lungo termine dei risultati conseguiti.

In genere, nel corso del primo anno la comunicazione mira a promuovere il progetto e i suoi obiettivi, e a sensibilizzare gli stakeholder. Quando il progetto comincia a produrre i primi risultati, allora la comunicazione si orienta sul fronte della dissemination dei risultati stessi, seppur preliminari. Infine, alla fine del progetto, i messaggi chiave riguarderanno i risultati definitivi ottenuti, le lacune individuate, le raccomandazioni finali e lesson learnt apprese.

Se si tratta di progetti di ricerca scientifica, è importante concentrarsi sui risultati positivi e i benefici ottenuti anche attraverso il corretto utilizzo di dati, infografiche e dashboard esplicative, che possano sintetizzare e rappresentare al meglio il valore scientifico del progetto.

Scegli i canali di comunicazione più appropriati

Una volta definiti i destinatari, gli obiettivi e i messaggi chiave per ciascuno di essi, l’ultimo passo per il completamento di un dissemination plan è la scelta dei canali di comunicazione più appropriati per la corretta ed efficace veicolazione dei contenuti. La comunicazione dovrà necessariamente essere personalizzata in base all’audience e quindi ai canali prescelti, in termini di contenuto, stile, formato e informazioni utilizzate.

Per gli stakeholder principali di un progetto di ricerca tecnico-scientifico, i più importanti canali e strumenti utilizzati sono i report ufficiali e i deliverable, meeting e workshop periodici come anche gli eventi e le tavole rotonde di discussione, gli articoli scientifici su riviste specializzate come anche gli organi di stampa locali e internazionali.

Per tutti gli altri tipi di audience, da quelle più specialistiche fino al pubblico generico, ogni progetto di ricerca non può prescindere dallo sviluppo di un sito web e dall’apertura di alcuni canali Social: Twitter e LinkedIn sono i più utilizzati nell’ambito dei progetti Horizon, seguiti da Facebook e da Instagram che sta sempre più diventando un importante social network per la comunicazione scientifica.

Di fondamentale importanza sono le attività di Ufficio Stampa, Media Relations e Digital PR per la scienza, la ricerca e l’innovazione. A tal proposito è importante costruire fin dall’inizio del progetto un database di contatti di giornalisti e testate, almeno per ciascuno dei Paesi europei coinvolti nel progetto, suddivisi per categorie e ambiti di interesse, pronti per essere utilizzati nei momenti più importanti del progetto. L’attività di ufficio stampa infatti deve essere molto oculata e centellinata, i giornalisti non devono essere molestati né inondati di comunicati stampa, per questo bisogna scegliere con molta attenzione cosa comunicare e quando. I momenti migliori per un lancio stampa sono in genere l’inizio di un progetto, per annunciarne la partenza, gli obiettivi e gli attori coinvolti, e la sua fine, per diffondere i risultati. Ulteriori lanci stampa potrebbero essere fatti nel corso del progetto per annunciare eventi o risultati conseguiti particolarmente importanti.

Inoltre, di fondamentale importanza è la produzione di contenuti grafici: flyer, brochure, infografiche, video e animazioni sono strumenti utili e importanti per variegare il tipo di comunicazione, calibrare i messaggi sui diversi tipi di pubblico e sfruttare al meglio le peculiarità di ciascun canale comunicativo.

Infine, guai a trascurare la costruzione di una forte ed efficace visual identity: la scelta del logo, dei colori, dei template, del web design e di tutto il materiale promozionale è il modo in cui il progetto si presenta al mondo esterno, è la scelta dei vestiti che decidiamo di indossare, è il sentimento e lo stato d’animo che decidiamo di trasmettere a chi ci guarda o ci ascolta. E allora, meglio non improvvisare e affidarsi a dei professionisti!